PROCEDURE DE GESTION DES IMMOBILISATIONS

1.      Acquisition, identifications et mise en service des immobilisations

La procédure a pour objet de s’assurer que :

• les budgets d’investissements sont établis de manière à permettre un suivi ultérieur efficace des engagements ;
• les investissements réalisés correspondent bien aux besoins de (nom de la structure) et ont été acquis dans les meilleures conditions de prix ;
• les immobilisations nécessaires à l’activité sont correctement appréhendées ; 
• les immobilisations livrées par les fournisseurs pour une utilisation immédiate doivent faire l’objet d’une affectation rapide (2 jours);
• la confusion entre les dépenses imputées en charges et en immobilisations est évitée grâce à la mise en place de règles précises régissant l’imputation de dépense en charge ou en immobilisations.

2.      Entretien et de réparation des véhicules

La procédure a pour objet de permettre le suivi préventif et correctif des véhicules de (nom de la structure).

3.      Maintenance du matériel (informatique, industriel, agricole, scientifique)

La procédure a pour objet de s’assurer :

§  de la définition de normes optimales de fonctionnalité du matériel ;

§  de la mise en œuvre d’un plan d’entretien préventif systématique et conditionnel ;

§  que le matériel informatique et industriel fait l’objet d’un entretien régulier et qu’il est protégé contre les vols et la destruction.

4.      Entretien des sites

La procédure a pour objet de s’assurer que les différents sites font l’objet d’un entretien régulier.

5.      Protection du patrimoine

La procédure a pour objet de s’assurer de la protection du patrimoine contre les risques de vols et de destruction par accident.

6.      Désinvestissements

La procédure a pour objet de s’assurer que :

• les retraits d’immobilisations du patrimoine de (nom de la structure) ne peuvent être effectués sans l’accord préalable de la Direction Générale ;

• les données relatives à ces retraits (produits de cession, identification précise des immobilisations retirées et de leur valeur d’origine) sont rapidement et correctement transmises aux services concernés pour leur traitement administratif et comptable.

7.      Inventaire

La procédure a pour objet de donner l’assurance :

§  que les immobilisations comptabilisées sont identifiées physiquement ;

§  de l’organisation correcte d’un inventaire des immobilisations, en fin d’année ;

§  du traitement rapide et correct des résultats de cet inventaire ;

§  d’une concordance stricte, à la fin de chaque période, entre les soldes de ces fiches d’immobilisations et les soldes comptables.

L’atteinte de ces objectifs devra permettre de minimiser les risques suivants :

§  perte de maîtrise de l’inventaire des immobilisations et par conséquent de la justification des comptes d’immobilisations ;

§  fonctionnement défectueux des immobilisations ;

§  vols et détériorations des immobilisations.

1.      Application de la procédure

La procédure s’applique à la mise en service des immobilisations acquises par le de (nom de la structure).

2.      Règles de gestion

1. Toutes les immobilisations sont inventoriées et enregistrées dans un registre crée à cet effet ;

2. A la première mise en service d’une immobilisation, sa prise en compte se fait sur une fiche d’identification ;

3. Les modalités de distinction régissant l’imputation des dépenses en charges ou en immobilisation sont les suivantes : les dépenses auront le caractère de :

-          charges si elles ont pour effet de maintenir le matériel dépanné dans un état normal jusqu’à la fin de la durée des amortissements ;

-          d’immobilisations si elles ont pour effet d’augmenter la valeur d’un actif ou d’augmenter sa durée probable d’utilisation.

4. Les informations à inscrire sur la fiche d’identification sont :

-          la nature, la désignation de l’immobilisation ;

-          l’affectation (centre de responsabilité) et la localisation ;

-          la valeur et la date d’acquisition ;

-          la source de financement ;

-          la date d’affectation et de mise en service ;

-          la durée de vie ;

-          le taux et la méthode d’amortissement ;

-          la date de sortie du patrimoine.

5. Chaque immobilisation est identifiée dans un fichier par un numéro d’immatriculation unique. Le numéro d’immatriculation et le nom du de (nom de la structure) sont inscrits sur l’immobilisation ;

6. Le numéro est codifié selon une codification comprenant la famille, le numéro d’ordre et l’affectation ;

7. La décision d’acquisition des immobilisations est du ressort exclusif de la Direction Générale.